Gastos pone reglas al dinero que sale. Define políticas —cuánto se puede gastar en cada categoría y con qué formas de pago—; cada gasto que se registra en Contabilidad → Gastos sin CFDI, a mano o con la foto del ticket, pasa por la suya, y lo que la excede espera aprobación. Los presupuestos se ponen por cuenta contable y mes. Es la app que convierte «se me hizo necesario» en una decisión con nombre, monto y autorización.
Qué resuelve
- Que el gasto se autorice antes de hacerse, no cuando ya está en la tarjeta.
- Tener un tope claro por categoría en vez de discutirlo caso por caso.
- Saber si una cuenta ya se pasó de su presupuesto antes de que termine el mes.
- Que cada decisión quede con quién la pidió, quién la tomó y por qué.
Pantallas de la app
Aprobaciones pendientes
/expenses/aprobacionesLos gastos que esperan tu autorización.
| Control | Qué hace |
|---|---|
| AprobarBotón | Autoriza el gasto: queda registrado en Contabilidad → Gastos sin CFDI. |
| RechazarBotón | Niega la solicitud y cancela el gasto. El motivo es obligatorio: es lo que evita que se vuelva a pedir igual. |
| SolicitudIndicador | Monto, concepto, quién lo pidió, la política y la regla que lo mandó aquí. Deciden el dueño, un administrador o el aprobador de la política; quien pidió el gasto no puede decidir el suyo. Revisa esta bandeja a diario: una aprobación que tarda tres días empuja a la gente a gastar primero y avisar después. |
Políticas de gasto
/expenses/politicasLas reglas: cuánto, en qué y quién puede autorizar.
Una política define un tope por categoría y a partir de qué monto se necesita autorización. Un gasto usa la política de su categoría; si su categoría no tiene, la general (la que no tiene categoría). Bien puesta, la mayoría del gasto cotidiano fluye solo y sólo lo excepcional te llega a ti.
Sólo el dueño o un administrador crean, editan o desactivan políticas.
| Control | Qué hace |
|---|---|
| CategoríaCampo | A qué gastos aplica: viáticos, papelería, combustibles… o todas (la política general). |
| Monto máximo por gastoCampo | Un gasto arriba de este monto va a aprobación. |
| Pide aprobación arriba deCampo | El monto a partir del cual el gasto se detiene esperando autorización. Ponlo en el monto donde de verdad quieres enterarte. Un umbral demasiado bajo llena tu bandeja de trivialidades y te hace aprobar sin leer. |
| Formas de pago permitidasCampo | Si marcas alguna, un gasto pagado de otra forma va a aprobación. Sin ninguna marcada, todas valen. |
| Quién apruebaCampo | Una persona de tu equipo que puede decidir, además del dueño y los administradores. |
| ActivaCampo | Una política desactivada deja de aplicarse a los gastos nuevos; lo ya decidido se conserva. |
Presupuestos
/expenses/presupuestosCuánto tiene cada cuenta contable en el mes y cuánto lleva gastado.
| Control | Qué hace |
|---|---|
| Presupuesto por cuentaCampo | El monto asignado a una cuenta de tu catálogo en un mes. Necesita Contabilidad en tu plan. |
| Ejercido vs. presupuestadoIndicador | Lo contabilizado en pólizas de esa cuenta en el mes, contra lo presupuestado. Míralo a mitad de mes, no al cierre. A fin de mes ya no se puede corregir nada, sólo lamentarlo. |
Tareas frecuentes
Lo que más se pregunta de esta app, resuelto de principio a fin.
Cómo montar mi primera política de gastos
15 minEl objetivo no es controlarlo todo: es que lo rutinario fluya y sólo lo raro te llegue.
Lista tus cinco categorías de gasto reales
No inventes veinte. Comidas, transporte, papelería, herramienta y servicios cubren casi todo en la mayoría de los negocios.
Pon un tope por categoría
En el monto donde de verdad quieres enterarte. Debajo de eso, la gente resuelve y comprueba.
Define quién autoriza qué
Si todo lo autorizas tú, la política se vuelve un cuello de botella y la gente la rodea.
Revisa la bandeja de aprobaciones a diario
Una aprobación lenta enseña al equipo a gastar primero y pedir perdón después.
Preguntas frecuentes
- ¿Para qué sirve tener políticas de gasto?
- Para que el gasto rutinario fluya sin pedir permiso y sólo lo que excede el tope llegue a autorización. Sin política, todo se discute caso por caso y termina aprobándose por cansancio.
- ¿Qué pasa con los gastos que se hicieron sin factura?
- Se capturan igual, y en Contabilidad → Gastos sin CFDI el sistema calcula cuánto ISR e IVA estás perdiendo por no tener el comprobante, además de indicar cuáles todavía se pueden facturar.
- ¿Puedo llevar presupuesto por área o por proyecto?
- Por cuenta contable y mes, sí: la app muestra lo gastado contra lo presupuestado para que lo veas antes de que se acabe el mes. Por área o proyecto todavía no.
Lo que la gente busca sobre esto
- cómo creo una política de gasto
- cómo apruebo un gasto pendiente
- por qué mi gasto quedó pendiente de aprobación
- cómo pongo un presupuesto por cuenta
- quién autoriza cada monto
- cómo desactivo una política
- dónde veo lo que llevo gastado del presupuesto
- qué hace cada pestaña de Gastos
Pruébalo tú
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