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Nómina y su efecto contable
Nómina · Contabilidad → Pólizas
La nómina es, para casi toda PyME, el gasto más grande y el peor entendido. La confusión nace de una sola cosa: el sueldo que ves no es lo que cuesta, y lo que retienes no es tuyo. Esta lección aclara ambas.
Los tres números de una corrida
- Percepciones — lo que el empleado gana: sueldo, horas extra, bonos, prima vacacional.
- Deducciones — lo que se le retiene: ISR, cuota obrera del IMSS, INFONAVIT, préstamos.
- Neto — lo que efectivamente recibe. Percepciones menos deducciones.
Contablemente esto se traduce en una póliza de diario con tres efectos: el gasto por el total de percepciones, la cuenta por pagar al empleado por el neto, y los pasivos por cada retención. Ese último grupo es el que hay que vigilar.
El costo real de un empleado
Además del sueldo, el patrón paga cuotas patronales del IMSS, aportaciones al INFONAVIT, el impuesto sobre nómina estatal y las provisiones de aguinaldo, vacaciones y prima vacacional. Por eso existe el salario diario integrado (SDI), que aparece en tu catálogo de empleados junto al salario diario: es la base real sobre la que se calculan las cuotas.
Cada recibo es un CFDI
El recibo de nómina es un CFDI de nómina y debe timbrarse. Si no se timbra, el gasto no es deducible: pagaste el sueldo, pagaste las cuotas, y encima no puedes deducirlo. En Nómina → Recibos ves los timbrados del periodo y el acumulado del año; en Empleados vive el catálogo con los datos fiscales de cada persona.
Practícalo en tu cuenta
Audita tus pasivos de nómina
- Abre la póliza de tu última corrida de nómina y localiza los tres efectos: gasto, neto por pagar y retenciones.
- Busca en la balanza tus cuentas de ISR retenido e IMSS por pagar: ¿bajan cada mes al enterarlas?
- Confirma que todos los recibos del periodo están timbrados.
Preguntas frecuentes
- ¿El ISR que le retengo a mis empleados es dinero del negocio?
- No. Es dinero del trabajador que retienes para enterarlo al SAT. Aparece como pasivo en tu balanza y debe salir cuando lo pagas. Si ese saldo crece mes con mes, estás usando dinero que no es tuyo.
- ¿Qué es el salario diario integrado?
- Es el salario diario más la parte proporcional de aguinaldo, vacaciones y prima vacacional. Es la base sobre la que se calculan las cuotas del IMSS, y por eso es el número que debes usar para estimar el costo real de un empleado.
- ¿Qué pasa si no timbro los recibos de nómina?
- El gasto no es deducible. Habrás pagado el sueldo y las cuotas patronales sin poder deducir ninguno de los dos, que es la peor combinación posible.